E-RECHNUNG FÜR KLEINUNTERNEHMER

Ausstellen musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnung, empfangen musst du sie seit 2025 können. Was gilt wann, und was du dafür brauchst.

Von Christian Förster, Förster Digital · Aktualisiert am 25. Oktober 2026

Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen ausstellen, denn Rechnungen nach § 19 UStG darfst du laut § 34a UStDV immer als PDF oder auf Papier übermitteln. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, sobald du von anderen Unternehmern Rechnungen bekommst.

Stand: 25.10.2026. Das ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Bei Zweifeln im Einzelfall fragst du deinen Steuerberater.

Ausstellen: Kleinunternehmer sind ausgenommen

Seit 2025 gilt im B2B-Geschäft eigentlich: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern sind E-Rechnungen. Für Kleinunternehmer gibt es aber eine dauerhafte Ausnahme. In § 34a UStDV steht:

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“

Satz 1 meint Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind. „Immer“ heißt: Die Ausnahme hat kein Ablaufdatum. Auch wenn ab 2028 alle anderen Unternehmen E-Rechnungen schreiben müssen, darfst du als Kleinunternehmer beim PDF bleiben.

Eine Einschränkung nennt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Ein PDF oder ein anderes elektronisches Format darfst du nur mit Zustimmung deines Kunden schicken. Die Zustimmung braucht keine besondere Form, es genügt, dass ihr euch über das Format einig seid. Auf Papier darfst du immer abrechnen. Eine E-Rechnung kannst du dagegen auch ohne Zustimmung schicken.

Du darfst trotzdem freiwillig eine E-Rechnung ausstellen. Das lohnt sich, wenn ein Kunde sie ausdrücklich verlangt, etwa eine Behörde oder ein größeres Unternehmen.

Empfangen: Die Pflicht gilt auch für dich

Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Das Bundesfinanzministerium schreibt ausdrücklich, dass sie auch gilt, wenn der Empfänger Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können, wenn ein anderer inländischer Unternehmer sie ihm schickt. Kaufst du also Material, Software oder Dienstleistungen bei einem regelbesteuerten Betrieb, kann dessen Rechnung als E-Rechnung bei dir ankommen.

Dafür brauchst du zwei Dinge:

Einen Weg, die Datei zu bekommen. Meist ist das dein normales Geschäfts-Postfach. Nach dem BMF-Schreiben brauchst du kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen. Gib deinen Lieferanten die Adresse, an die E-Rechnungen gehen sollen.
Eine Möglichkeit, sie zu lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und sieht geöffnet aus wie Programmcode. Du brauchst einen Viewer oder eine App, die daraus eine lesbare Rechnung macht und die Daten übernimmt.

Ein ZUGFeRD-Dokument ist leichter: Es sieht aus wie ein normales PDF und enthält die strukturierten Daten unsichtbar dahinter.

Wichtig: Kannst du eine E-Rechnung nicht empfangen oder nimmst sie nicht an, hast du keinen Anspruch darauf, dass dir der Lieferant stattdessen ein PDF schickt. Er hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich versucht hat zuzustellen.

Die Fristen im Überblick

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen (regelbesteuert)	Ausstellen (Kleinunternehmer)
2025 und 2026	Pflicht	Papier oder PDF weiter erlaubt	keine Pflicht
2027	Pflicht	E-Rechnung, außer bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz	keine Pflicht
ab 2028	Pflicht	E-Rechnung für alle	keine Pflicht

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres.

Wann die Ausnahme endet

Du überschreitest die Kleinunternehmergrenze. Dann bist du regelbesteuert und stellst Rechnungen mit 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer. Ab diesem Moment gelten für dich die normalen Fristen aus der Tabelle. Die Grenzen und was dann passiert, steht im Artikel Rechnung für Kleinunternehmer.
Du verzichtest auf die Kleinunternehmerregelung. Auch dann bist du regelbesteuert.

Privatkunden und Auslandsgeschäft

Die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern im Inland. Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht, du schreibst weiter ein normales PDF. Dasselbe gilt für Kunden im Ausland: Die deutsche Pflicht greift nur im Inland.

Aufbewahrung

E-Rechnungen, die du erhältst, bewahrst du acht Jahre auf, und zwar im empfangenen Format. Nach dem BMF-Schreiben muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Heb also die XML-Datei auf, nicht nur ein Bild oder einen Ausdruck davon. Ein spezielles Archivsystem ist dafür nicht vorgeschrieben. Am einfachsten gehört die Datei zusammen mit dem Beleg an einen festen Ort, den du in die Datensicherung aufnimmst.

E-Rechnung mit Jobrechnung

Jobrechnung deckt beide Seiten ab:

Empfangen: Du öffnest eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument direkt in der App. Sie liest die Daten aus und legt die Rechnung als Beleg ab.
Ausstellen: Mit Pro erzeugst du XRechnung und ZUGFeRD, auch als Kleinunternehmer mit dem Hinweis nach § 19 UStG. Die Dateien sind mit dem KoSIT-Validator geprüft.
Alles läuft offline, ohne Konto. Pro kostet einmalig 14,99 Euro, ohne Abo.

Wie das Empfangen Schritt für Schritt aussieht, zeigt das Video E-Rechnung in der Anleitung zu Rechnungen und Angeboten.

Jobrechnung laden und die erste E-Rechnung öffnen.

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Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Rechnungen nach § 19 UStG darfst du laut § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, wenn dein Kunde einverstanden ist, als PDF. Das gilt auch nach 2027 und 2028, die Ausnahme hat keine Frist.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, wenn du Leistungen von inländischen Unternehmern beziehst. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmer, auch für Kleinunternehmer. Es gibt dafür keine Übergangsfrist. Das Bundesfinanzministerium stellt das in seinem Schreiben vom 15.10.2025 ausdrücklich klar.

Reicht ein PDF als E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt.

Gilt die E-Rechnung auch für Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern im Inland (B2B). Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Dann bist du regelbesteuert und die Ausnahme nach § 34a UStDV gilt für dich nicht mehr. Für B2B-Rechnungen musst du dann E-Rechnungen ausstellen, spätestens ab dem 1. Januar 2028, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Daten, muss unversehrt in der ursprünglichen Form vorliegen. Ein ausgedrucktes oder umgewandeltes PDF allein genügt nicht.