RATGEBER

RECHNUNG FÜR KLEINUNTERNEHMER

Was auf eine Rechnung als Kleinunternehmer gehört, wie der Hinweis nach § 19 UStG lautet und wie ein fertiges Muster aussieht.

Von Christian Förster, Förster Digital · Aktualisiert am 25. Oktober 2026

Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Trotzdem muss die Rechnung formal stimmen, sonst gibt es Rückfragen von Kunden und im schlimmsten Fall vom Finanzamt. Hier steht, was drauf muss, was nicht, und wie ein Muster aussieht.

Stand: 25.10.2026. Das ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Bei Zweifeln im Einzelfall fragst du deinen Steuerberater oder das Finanzamt.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Für Kleinunternehmer gilt eine eigene Liste: § 34a UStDV. Sie ist kürzer als die für regelbesteuerte Unternehmen. Mindestens muss die Rechnung enthalten:

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Steuernummer (vom Finanzamt), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art deiner Leistung
• Entgelt in einer Summe, mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. In der Praxis gehören beide trotzdem drauf: Ohne fortlaufende Nummer fällt dir und deinem Steuerberater die Buchhaltung schwer, und das Leistungsdatum klärt, in welches Jahr der Umsatz gehört. Bankverbindung, Zahlungsziel und Kontaktdaten sind ebenfalls keine Pflicht, aber ohne IBAN kann dein Kunde nicht bezahlen.

Der Hinweis auf § 19 UStG

Du musst nicht den Gesetzestext abschreiben, aber der Grund muss erkennbar sein. Diese Formulierungen sind gängig:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“

Wichtig: Weise keine Umsatzsteuer aus, auch nicht mit 0 %. Wer trotzdem einen Steuerbetrag in der Rechnung nennt, schuldet ihn dem Finanzamt (§ 14c UStG), ohne ihn als Vorsteuer verrechnen zu können.

Muster: Rechnung als Kleinunternehmer

Name, Anschrift, Steuernummer und IBAN im Muster sind erfunden. Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen drin, weil sie sich in der Praxis bewährt haben. Setz deine eigenen Daten ein und nimm nur über, was zu deiner Leistung passt.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer ausgewiesen. Schon ein Satz „inkl. 19 % MwSt.“ reicht für Ärger. Siehe oben, § 14c UStG.
• Steuerhinweis fehlt. Ohne Hinweis ist nicht erkennbar, warum keine Steuer berechnet wird.
• Keine Steuernummer. Sie oder eine Identifikationsnummer gehört auf jede Rechnung. Hast du noch keine, brauchst du sie vom Finanzamt, bevor du Rechnungen stellst.
• Rechnungsnummer doppelt oder mit Lücken. Auch wenn § 34a UStDV sie nicht verlangt: Eine Nummer darf nur einmal vorkommen. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, wenn sie jeweils lückenlos sind.
• Leistungsdatum vergessen. Nicht zwingend, aber sinnvoll. Bei einer einmaligen Leistung am Rechnungstag darfst du schreiben „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.
• Fehler nachträglich im Dokument ändern. Eine gestellte Rechnung korrigierst du über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung, nicht durch Überschreiben. Wie das geht, steht im Artikel Stornorechnung erstellen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Rechnungsbetrag bei höchstens 250 Euro, reichen vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV. Du brauchst dann weder den Namen des Kunden noch eine Steuernummer oder Rechnungsnummer. Ausstellungsdatum, dein Name und deine Anschrift, Art und Menge der Leistung und der Betrag gehören weiterhin drauf. Im Alltag ist es oft einfacher, immer die vollständige Rechnung zu schreiben, dann hast du nur ein Schema.

Und die E-Rechnung?

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können, auch Kleinunternehmer. Zum Senden bist du als Kleinunternehmer nicht verpflichtet. Eine PDF-Rechnung genügt weiterhin. Die Einzelheiten stehen im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Aufbewahrung

Rechnungen, die du ausstellst und erhältst, bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Digital ist das in Ordnung, wenn die Dokumente unverändert und lesbar bleiben.

Rechnung schreiben mit Jobrechnung

Du kannst das Muster in Word nachbauen. Schneller geht es mit einer App, die die Pflichtangaben selbst im Blick hat:

• Du trägst Firma, Steuernummer und Bankverbindung einmal ein.
• Als Kleinunternehmer druckt Jobrechnung den Hinweis nach § 19 UStG automatisch auf jede Rechnung.
• Die Rechnungsnummern laufen fortlaufend, Korrekturen gehen über eine Stornorechnung.
• Du erzeugst PDF, mit Pro auch E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Die App läuft offline, ohne Konto.

Die ersten fünf Rechnungen sind kostenlos. Danach kostet Pro einmalig 14,99 Euro, ohne Abo.

Wie du die erste Rechnung Schritt für Schritt anlegst, zeigt die Anleitung zu Rechnungen und Angeboten. Brauchst du vorher einen Kunden und Leistungen, hilft Erste Schritte.

Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest

Seit 2025 liegt die Grenze bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Überschreitest du die 100.000 Euro im laufenden Jahr, bist du mit dem Umsatz, der darüber liegt, regelbesteuert. Dann stellst du Rechnungen mit 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer. Jobrechnung kann beides, du stellst die Besteuerung in den Firmendaten um.

Quellen

• § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de)
• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
• § 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis (gesetze-im-internet.de)